Das "Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten" muss - bis auf wenige Ausnahmen - von allen Unternehmen, Vereinen und anderweitigen Organisationen geführt werden. Dies gilt unabhängig davon, ob ein Datenschutzbeauftragter bestellt ist oder nicht. Dieses Verzeichnis kann von den Aufsichtsbehörden jederzeit zur Einsicht angefordert werden, daher sollte es mit größter Sorgfalt erstellt werden.

Mit der VVT-EASY können Sie die vom Gesetz verlangte Rechtskonformität der Verarbeitung personenbezogener Daten nachzuweisen. Zusätzlich zu der Standarderfassung der Verarbeitungen bietet die Lösung aber auch die Möglichkeit, erweiterte Nachweise zu bringen. Die Datenbank läuft auf jedem Windowssystem (ab Win10) und erfordert lediglich eine Access-Vollversion oder auch Access-Runtime, was frei im Internet erhältlich ist. Im Netzwerk ist die Datenbank multiuser-fähig. Neben einer einmaligen Lizenzgebühr zahlen Sie einen niedrigen monatlichen Beitrag für Wartung, technischen Support und Updates. Es wird regelmäßig neue Features geben und Sie haben die Möglichkeit, zusätzliche Module zu erwerben.

Um einen datenschutzkonformen Nachweis im Unternehmen zu gewährleisten, sollte ein Datenschutzmanagementsystem (DSMS) aufgesetzt werden. Diese Dokumente dienen dazu, den Datenschutzaufsichtsbehörden nachweisen zu können, dass die gesetzlich geforderten Prozesse beschrieben, als verbindlich erklärt, dokumentiert und umgesetzt werden.

Immer mehr Unternehmen bieten mobiles Arbeiten oder Homeoffice an. Neben der betrieblichen Organisation muss aber auch der Datenschutz bedacht werden. Denn im Homeoffice gelten die gleichen Vorgaben bezüglich des Datenschutzes wie auch im Büro. Dazu sollten Sie Vereinbarungen mit Ihren Mitarbeitenden treffen, Dienstleistungen auf ihre Datenschutzkonformität prüfen sowie Ihr Verzeichnis für Verarbeitungstätigkeiten anpassen.

Mit unserem Homeoffice-Paket erhalten Sie alle wichtigen Unterlagen, damit Sie und Ihre Mitarbeitenden auch im Homeoffice datenschutzkonform arbeiten können.

Enthalten sind die folgenden Unterlagen:

• Mustervereinbarung mobiles Arbeiten / Homeoffice
• Mustervertragszusatz zum mobilen Arbeiten / Homeoffice
• Hinweis Informationspflicht bei Datenerhebung
• Mustertextbausteine Information an MA
• Checkliste Datenschutz mobiles Arbeiten / Homeoffice
• Selbstcheck zu technischen und organisatorischen Maßnahmen für das mobile Arbeiten und das Homeoffice
• Hinweis Homeoffice und VVT
• 2020-BlnBDI-Empfehlungen_Videokonferenzsysteme
• Info DS-konformer Betrieb von Videokonferenzsystemen
• Checkliste Auswahl Videokonferenztool
• Anlagen zum Betrieb von Videokonferenzsystemen

• Die Unterlagen werden bereits mit Ihrem Firmennamen erstellt und können, mit wenigen Ergänzungen Ihrerseits, direkt in Ihrer Organsiation eingesetzt werden.
  
• Sie haben alle Vorgaben im Blick sowie die nötigen Unterlagen, um diese umzusetzen.
• Mit den beigelegten Checklisten können Sie überprüfen, ob Sie alle Vorgaben erfüllen.
  

Sie sind verpflichtet, Ihre Mitarbeitenden regelmäßig zu schulen. Aber nur eine jährliche Schulung ist manchmal nicht ausreichend, um den Umgang mit den Datenschutzregeln im Kopf zu verankern.