Das "Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten" muss - bis auf wenige Ausnahmen - von allen Unternehmen, Vereinen und anderweitigen Organisationen geführt werden. Dies gilt unabhängig davon, ob ein Datenschutzbeauftragter bestellt ist oder nicht. Dieses Verzeichnis kann von den Aufsichtsbehörden jederzeit zur Einsicht angefordert werden, daher sollte es mit größter Sorgfalt erstellt werden.

Mit der VVT-EASY können Sie die vom Gesetz verlangte Rechtskonformität der Verarbeitung personenbezogener Daten nachzuweisen. Zusätzlich zu der Standarderfassung der Verarbeitungen bietet die Lösung aber auch die Möglichkeit, erweiterte Nachweise zu bringen. Die Datenbank läuft auf jedem Windowssystem (ab Win10) und erfordert lediglich eine Access-Vollversion oder auch Access-Runtime, was frei im Internet erhältlich ist. Im Netzwerk ist die Datenbank multiuser-fähig. Neben einer einmaligen Lizenzgebühr zahlen Sie einen niedrigen monatlichen Beitrag für Wartung, technischen Support und Updates. Es wird regelmäßig neue Features geben und Sie haben die Möglichkeit, zusätzliche Module zu erwerben.

• Das differenzierte Rollenkonzept ermöglicht die Arbeit an der Datenbank mit mehreren Mitarbeitenden.
• Die übersichtliche Struktur und integrierten Hilfetools erleichtern das Bearbeiten.
• Durch regelmäßige Release Updates werden Gesetzesänderungen zeitnah berücksichtigt.
  
• Die bereits enthaltenen Musterverarbeitungen für diverse Branchen (ca. 80-100 Stück) benötigen nur Detailanpassungen und bedeuten somit eine enorme Aufwandseinsparung für Sie. 
  

Um einen datenschutzkonformen Nachweis im Unternehmen zu gewährleisten, sollte ein Datenschutzmanagementsystem (DSMS) aufgesetzt werden. Diese Dokumente dienen dazu, den Datenschutzaufsichtsbehörden nachweisen zu können, dass die gesetzlich geforderten Prozesse beschrieben, als verbindlich erklärt, dokumentiert und umgesetzt werden.

Mit unserem DSMS-Paket erbringen Sie den gesetzlich geforderten Nachweis. Wenn Sie kein eigenes Qualitätsmanagementsystem in Ihrem Hause haben, kann das DSMS eins zu eins übernommen werden. Sofern Sie ein QM-System haben, können alle von uns gelieferten Dokumente hier einfach integriert werden.

• Über 100 Informationen, Muster, Vorlagen und Prozessbeschreibungen
• Erfordert nur geringfügige Anpassungen und erspart Zeit gegenüber einer Eigenerfassung
• Branchenbezogen
• Fügt sich problemlos in Ihre DIN ISO 9001 QM Dokumentation

2019 hat die EU die "Richtlinie zum Schutz von Personen, die Verstöße gegen das Unionsrecht melden", auch Whistleblower-Richtlinie genannt, verabschiedet. Seit dem 17. Dezember 2021 gilt sie auch für deutsche Organisationen. Ziel der Richtlinie ist der Schutz von Hinweisgeber:innen, um Missstände in Organisationen zu unterbinden und aufzudecken. Dafür werden öffentliche und private Organisationen sowie Behörden dazu verpflichtet, sichere Kanäle für die Meldung von Missständen einzurichten. 

Wir richten für Sie datenschutzkonforme Meldekanäle per Telefonhotline, der Internetseite "hinweise.de" und E-Mail ein. Über diese Kanäle nehmen wir die Meldungen entgegen, prüfen sie auf Plausibilität und veranlassen bei Ihnen geeignete Folgemaßnahmen. Dabei informieren wir – falls gewünscht – die Hinweisgeber:innen.

• Wahrung der Vertraulichkeit und Anonymität der Meldenden
• Datenschutzkonforme interne Meldekanäle
• Einfache Nutzung rund um die Uhr, sodass externe Kanäle weniger genutzt werden
• Aufbau einer Hinweisgeberschutzorganisation
• Dokumentation und Anfertigung von Hinweisdokumenten 
• Keine Interessenskonflikte 
• Wahrung von Löschungsverpflichtungen

Neben den Datenschutzgesetzen gibt es eine Vielzahl von Gesetzen und Richtlinien mit Auswirkungen auf den Datenschutz und das Datenschutz-Management. TTDSG, Infektionsschutzgesetz und Regelungen zum Homeoffice müssen für umfassende Compliance beachtet werden.

Mit unserem Dokumentenpaketen erhalten Sie alle wichtigen Unterlagen für Ihren Datenschutzalltag. Die einzelnen Pakete sind auf die jeweiligen Gesetze und Richtlinien zugeschnitten und enthalten neben den Hintergrundinformationen die nötigen Dokumente zur Umsetzung, Handlungsempfehlungen und Checklisten

• Die Unterlagen werden bereits mit Ihrem Firmennamen erstellt und können, mit wenigen Ergänzungen Ihrerseits, direkt in Ihrer Organsiation eingesetzt werden.
  
• Sie haben alle Vorgaben im Blick sowie die nötigen Unterlagen, um diese umzusetzen.
• Mit den beigelegten Checklisten können Sie überprüfen, ob Sie alle Vorgaben erfüllen.
  
• Muster-Texte für Informationen
• Konkrete Handlungsempfehlungen

Sie sind verpflichtet, Ihre Mitarbeitenden regelmäßig zu schulen. Aber nur eine jährliche Schulung ist manchmal nicht ausreichend, um den Umgang mit den Datenschutzregeln im Kopf zu verankern.

Daher haben wir verschiedene Hilfsmittel entwickelt, um Ihre Belegschaft auch täglich am Arbeitsplatz mit der Datenschutzumsetzung zu konfrontieren. Tischunterlagen mit den wichtigsten Datenschutzregeln und unser selbst entwickeltes RETTER-Prinzip® oder A5-Heftchen mit Checklisten - unsere Unterlagen bieten einen Überblick über alle wichtigen Punkte des Datenschutzes und Orientierungshilfen, um Fehler zu vermeiden.

• Alle wichtigen Themen auf einen Blick
• Zusätzlich versehen mit Ihrem Logo und Ihren Kontaktdaten
  
• Checklisten als Orientierungshilfe
• Kurzfilme zu verschiedenen Themen des Datenschutzes, die einfach im Intranet zu nutzen und ressourcenschonend sind