Ist Faxen datenschutzkonform möglich?

Bei Datenübertragung werden wohl die wenigsten von uns ans Faxen denken. Aber gerade in Kanzleien, Behörden und im Gesundheitsbereich werden Faxe noch sehr regelmäßig eingesetzt.

Das Problem: In punkto Faxen und Datenschutzkonformität gehen die Meinungen auseinander. Die Landesbeauftrage für Datenschutz und Informationsfreiheit Bremen (LfDI) beispielsweise hat das Faxen für Behörden in Bremen sogar verboten.

Problematisch ist vor allem, dass in den Bereichen, in denen das Fax noch eingesetzt wird, besonders sensible personenbezogene Daten verarbeitet werden. Ein entsprechendes Sicherheitsniveau ist hier kritisch.

Ist Faxen denn nun datenschutzkonform möglich? Die Antwort lautet – wie nur allzu oft im Datenschutz: Es kommt darauf an. Worauf genau, das zeigen wir Ihnen in diesem Beitrag. 

Die LfDI Bremen sieht das Problem beim Faxen vor allem auf der empfangenden Seite. Denn Sie können sich nicht sicher sein, welche Technik auf der Empfangsseite eingesetzt werden. Mittlerweile gibt es kaum noch physische Faxgeräte. Fotokopierer mit Faxfunktion, Faxserver oder Cloud-Fax-Services, die eigehende Faxe an E-Mail-Postfächer weiterleiten, sind zur Regel geworden.

Die meisten Fax-Dienste enthalten jedoch keine Sicherungsmaßnahmen, die die Vertraulichkeit personenbezogener Daten gewährleisten könnten. Sie können sich also nicht sicher sein, ob Ihr Gegenüber geeignete Verschlüsselungen einsetzt.

In Bremen wird deshalb die Ansicht vertreten, dass Faxe das gleiche Sicherheitsniveau haben wie unverschlüsselte E-Mails. Und das ist nicht besonders hoch. 

Nicht ohne Grund werden unverschlüsselte E-Mails auch als digitale Postkarten bezeichnet. Daher stuft die LfDI Bremen Fax-Dienste zur Übertragung besonderer Kategorien personenbezogener Daten als unzulässig ein.

Die Alternativen: Ende-zu-Ende verschlüsselte E-Mails oder – zur Not – die herkömmliche Post.