Gehaltstransparenz als Kulturfrage: So vereinen Sie Fairness und Datenschutz

Der alte Glaubenssatz „Über Geld spricht man nicht“ bröckelt nicht nur, er wird gesetzlich abgelöst. Die EU-Entgelttransparenzrichtlinie (EU) 2023/970 zwingt Unternehmen zum Handeln. Die Uhr tickt: Bis zum 7. Juni 2026 müssen die deutschen Rechtsvorschriften in Kraft treten.

Nachdem die Kommission „Bürokratiearme Umsetzung der Entgelttransparenzrichtlinie“ ihren Bericht am 7. November 2025 an Bundesministerin Karin Prien übergeben hat, ist das Ziel der Bundesregierung klar definiert: Das Gesetzgebungsverfahren soll Anfang 2026 eingeleitet werden. Für HR-Abteilungen bedeutet das: Die Vorbereitungszeit ist jetzt.

Die neuen Vorgaben greifen tief in gewohnte Prozesse ein. Es geht nicht mehr nur um den Auskunftsanspruch bestehender Mitarbeitende, sondern bereits um den Bewerbungsprozess:

• Transparenz ab Tag 1: Organisationen müssen bereits in der Stellenausschreibung oder vor dem Vorstellungsgespräch über das Einstiegsentgelt oder dessen Spanne informieren.
• Verbot der Frage nach dem letzten Gehalt: Organisationen dürfen Bewerbende nicht mehr nach ihrer Entgeltentwicklung in früheren Beschäftigungsverhältnissen fragen.
• Verschärfte Berichtspflichten: Organisationen ab 100 Beschäftigten müssen künftig regelmäßig über die Entgeltstrukturen berichten (gestaffelt ab Juni 2027 bzw. 2031).

Hier entsteht das Dilemma: Die Richtlinie fordert die Offenlegung von Entgeltstrukturen und Durchschnittswerten, während die DSGVO die Datenminimierung und Zweckbindung verlangt. 

Die EU-Richtlinie sieht in Artikel 12 ein eigenes Datenschutz-Regelungsprogramm vor. Das Kernproblem bleibt die „Indirekte Identifikation“: Wenn Vergleichsgruppen zu klein sind, könnte das Gehalt der einzelnen Mitarbeitenden errechenbar werden.

Datenschutzkonforme Gehaltstransparenz funktioniert nicht über das bloße Offenlegen von Listen. Die Expertenkommission schlägt konkrete Mechanismen vor, um Anonymität zu wahren:

1. Das Boten-Modell: Um die Anonymität der anfragenden Person zu schützen, kann der Betriebsrat als „Bote“ fungieren. Die Organisation erteilt die Auskunft an den Betriebsrat, der diese dann an den Beschäftigten weitergibt.
2. Zwei-Versionen-Strategie: Es ist davon auszugehen, dass Organisationen Kennzahlen in zwei Versionen vorhalten müssen: Eine interne, exakte Berechnung und eine externe, „datenschutzgefilterte“ Mitteilung (z. B. durch gröbere Gruppen), um Rückschlüsse auf Einzelpersonen zu verhindern.
3. Aggregation bei kleinen Gruppen: Wenn Vergleichsgruppen zu klein sind, müssen diese zusammengelegt werden. Vorsicht: Dies kann zu einer „Verwässerung“ der Statistik führen, bei der Entgeltunterschiede im größeren Aggregat verschwinden. 

Warum ist die korrekte Datenerfassung so kritisch? Ein Beispiel aus der Praxis zeigt, wie schnell der Gender-Pay-Gap verfälscht werden kann:

Nehmen wir an, Männer und Frauen verdienen in einer Gruppe gleich viel (Gap: 0 %). Erhält nun ein einziger Mann eine hohe Abfindung (die nach EU-Richtlinie zum weiten Entgeltbegriff zählt), kann der statistische Gender-Pay-Gap plötzlich auf 9 % oder mehr springen, ohne dass eine strukturelle Diskriminierung vorliegt. Solche verzerrenden Effekte müssen erkannt und sauber dokumentiert werden, um Fehlinterpretationen zu vermeiden.

Die Digitalisierung der HR-Systeme und die Segmentierung von Gehaltsbestandteilen werden zur Pflichtübung. Datenschutz ist hier kein „Verhinderer“, sondern der Garant für den sozialen Frieden im Betrieb.

• Europäisches Parlament und Rat (2023): „Richtlinie (EU) 2023/970 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 10. Mai 2023 zur Stärkung der Anwendung des Grundsatzes des gleichen Entgelts für Männer und Frauen bei gleicher oder gleichwertiger Arbeit durch Entgelttransparenz und Durchsetzungsmechanismen“, Amtsblatt der Europäischen Union, L 132/21.
• Kommission „Bürokratiearme Umsetzung der Entgelttransparenzrichtlinie“ (2025): „Bericht und Empfehlungen zur Umsetzung der EU-Entgelttransparenzrichtlinie“, übergeben an Bundesministerin Karin Prien am 07.11.2025.
• Bundesministerium für Bildung, Familie, Senioren, Frauen und Jugend (BMFSFJ) (2025): „Pressemitteilung zur Übergabe des Berichts der Kommission ‚Bürokratiearme Umsetzung der Entgelttransparenzrichtlinie‘“, veröffentlicht am 07.11.2025.
• Bundesministerium der Justiz (2017): „Gesetz zur Förderung der Transparenz von Entgeltstrukturen (Entgelttransparenzgesetz - EntgTranspG)“, BGBl. I S. 2152, zuletzt geändert durch Art. 10 G v. 10. Mai 2025.
• Bayerisches Landesamt für Datenschutzaufsicht (2024): „Datenschutz in der Personalverwaltung“, BayLDA, https://www.lda.bayern.de/de/themen.html, letzter Zugriff am 16.02.2026