So gelingt die Mitarbeitendensensibilisierung

Der Datenschutz steht und fällt mit seiner Umsetzung. Dafür bedarf es der Unterstützung aller Mitarbeitenden. Diese müssen aber zunächst ein Gefühl dafür bekommen, warum der Datenschutz so wichtig ist und wie sie ihn konkret in ihrem Alltag umsetzen können.

Die Lösung: Mitarbeitendensensibilisierung. Durch gezielte Schulungen können Sie sicherstellen, dass Ihre Belegschaft ausreichend über Datenschutz und Datensicherheit informiert ist und geeignete Tools an die Hand bekommt. Darüber hinaus sind Sie gesetzlich verpflichtet, Ihre Mitarbeitenden regelmäßig zu schulen und dies auch nachzuweisen. Wir empfehlen hier einen Turnus von ein bis zwei Jahren, bis Schulungen aufgefrischt werden sollten.

Doch wie können Sie das umsetzten? Gerade in Unternehmen mit vielen Mitarbeitenden scheint das eine Herkulesaufgabe und eine Belastung für die Personalabteilung. Wir zeigen Ihnen, welche Schulungsoptionen Sie haben und welche Vor- und Nachteile sie jeweils mitbringen. Finden Sie die Lösung, die am besten zu Ihnen und Ihrer Belegschaft passt! 

Prinzipiell sind Präsenz-Seminare natürlich die beste Variante. Die Aufmerksamkeitsspanne Ihrer Mitarbeitenden ist hier am höchsten und sie können direkt Fragen stellen, wenn ihnen etwas unklar ist.

Außerdem können die Dozierenden genauer auf die diversen Zielgruppen eingehen sowie an den Reaktionen der Teilnehmenden ablesen, welche Punkte sie vielleicht noch etwas genauer erklären sollten.

Darüber hinaus ist der entsprechende Schulungstag bei der Belegschaft geblockt, sodass sie sich darauf einstellen kann. Auch die Möglichkeit, nebenher weitere Aufgaben zu erledigen, fällt somit flach und sie widmet ihre volle Konzentration der Schulung.

Andererseits sind Präsenz-Seminare die teuerste Variante, da für die Dozierenden und eventuell auch für die Teilnehmenden Kosten für die Anreise und Verpflegung anfallen.

Zudem sind sie zeitlich am wenigsten flexibel. Hier werden immer mehrere Stunden bzw. ein gesamter Tag an einem fixen Termin geblockt. 

Eine dritte Alternative ist das E-Learning. Bei dieser Variante können die Mitarbeitenden die Schulung ganz flexibel dann durchführen, wenn es ihnen am besten in ihre Planung passt – unabhängig von festgesetzten Terminen. Außerdem ist bei unserer Lösung keine spezielle Software nötig und Sie können Inhalte sowie Fragen, die der Überprüfung dienen, spezifizieren.

Ein weiterer Vorteil: Sie können neue Mitarbeitende direkt zu Beginn schulen – unabhängig davon, wann die nächste Präsenzschulung anstehen würde. Diese folgen im Gegensatz zum Einstellen neuer Mitarbeitenden in der Regel einem bestimmten Turnus. E-Learning bietet also die Möglichkeit, dass Mitarbeitende von Beginn an datenschutzkonform arbeiten können.

Zudem kann Ihre Belegschaft die Sensibilisierung auch über private Endgeräte absolvieren. So entsteht kein großer Organisationsaufwand für Mitarbeitende ohne PC-Arbeitsplätze. Die Organisation ist auch insgesamt einfacher, da weder Anreise noch Verpflegung anfallen und kein Termin gebucht werden muss. 

Nachteile des E-Learnings: Die Teilnehmenden können nicht sofort Fragen stellen. Hier wäre es gut, wenn Sie in Ihrer Organisation oder bei Ihrem externen Dienstleister eine konkrete Ansprechperson benennen, die im Zweifel Fragen beantworten kann.

Hinzu kommt, dass Sie die Gewissenhaftigkeit, mit der Ihre Belegschaft die Schulung durchführt, nur schwer kontrollieren können. Auch hier ist es möglich, nebenbei anderen Tätigkeiten nachzugehen. Abhilfe können hier Fragen zur Überprüfung schaffen und Sie sollten dem nachgehen, wenn Mitarbeitende durch die Prüfung fallen.