So gelingt die Urlaubsvertretung von IT-Admins: 8 Tipps, die Sie beachten sollten

Sommer, Sonne, keine Arbeit – so ist es gedacht im Urlaub. Für IT-Admins ist das aber oft nicht die Realität. Sie müssen häufig dauerhaft erreichbar sein, um im Notfall unterstützen zu können. Wie funktioniert das nochmal mit dem Backup? Und was ist zu tun bei einem Sicherheitsvorfall?

Das muss aber nicht sein. Mit der richtigen Vorbereitung und einer umfassenden Urlaubsvertretung können auch IT-Admins sorglos in den Urlaub fahren, ohne dass der Betrieb lahmliegt und Mitarbeitende nicht mehr arbeiten können.

Was Sie bei der Urlaubsvertretung von IT-Admins beachten sollten, haben wir anhand von acht Tipps für Sie zusammengefasst. 

Für eine möglichst reibungslose Urlaubsvertretung sollten bereits im Vorfeld Vertretungsregelungen festgelegt werden. Dazu gehört beispielsweise, wer wen im Urlaub in Bezug auf welche Geschäftsprozesse und Aufgaben vertritt. Die Aufgaben von IT-Admins können auch auf mehrere Personen mit entsprechendem Kenntnisstand verteilt werden. Diese Personen müssen über das notwendige Fachwissen verfügen oder bei Bedarf entsprechend geschult werden. Das sollten Sie schriftlich festhalten.

Urlaubsübergaben sollten nicht kurz vor knapp oder sogar erst am letzten Tag vor dem Urlaub erfolgen. So können Vertretungen kaum Rückfragen stellen oder sich auf die anfallende Arbeit vorbereiten. IT-Admins sollten die Übergabe daher frühzeitig planen. Am besten bereits zwei Wochen vor Urlaubsantritt. So kann die Vertretung auch zu späteren Zeitpunkten noch Rückfragen stellen und sich mit den Aufgaben und Systemen unter Aufsicht vertraut machen. Auch die wichtigsten Ansprechpersonen intern und extern sollten Admins frühzeitig über den anstehenden Urlaub informieren.

Außerdem sollten sie kurz vor ihrem Urlaub keine kritischen Umstellungen oder Konfigurationen von Anwendungen und Infrastrukturen durchführen. Sollte es zu Problemen kommen, sollten Admins ihre Urlaubsvertretung damit nicht alleine lassen.

Bei der Übergabe sollten die Admins ihre Vertretung in die IT-Architektur und die zu betreuenden IT-Systeme und Anwendungen einweisen. Welche Aufgaben fallen beispielsweise regelmäßig oder planmäßig an? Welche Termine oder Fristen gibt es während der Abwesenheit (z. B. Lizenzverlängerungen)?

Nach dem Urlaub sollte eine Rückübergabe einplant werden. Welche wichtigen Ereignisse oder Änderungen gab es? Ist es zu Problemen gekommen? Oder sind noch Aufgaben offen? Mit der entsprechenden Übergabedokumentation erhalten die IT-Admins einen Überblick und können gezielt wieder in die Arbeit starten. 

Wo liegt der Notfallplan, wenn es zu Sicherheitsvorfällen kommt? Wie erfolgt eine Datenwiederherstellung? Welche Ansprechpersonen und Telefonnummern von Dienstleistern sind wichtig? Und wo liegen die Zugangsdaten? All das sollte der Urlaubsvertretung übergeben werden – bei Bedarf, z. B. bei Passwörtern, verschlüsselt.

Die Urlaubsvertretung sollte auch Zugriff auf die wichtigsten Funktionspostfächern der IT-Administration haben, um Anfragen zu bearbeiten oder Systembenachrichtigungen zu erhalten. In der Abwesenheitsnotiz sollten IT-Admins auf diese Funktionspostfächer und/oder ihre Vertretung verweisen. 

Das A und O einer erfolgreichen IT-Administration ist die Dokumentation. Dort wird festgehalten, welche Systeme existieren und wann dort welche Änderungen aus welchem Grund durchgeführt wurden. Das ist nicht nur für den Regelbetrieb sinnvoll, sondern auch bei Urlaubsvertretungen. Wenn IT-Admins laufend dokumentieren, kann ihre Vertretung nachvollziehen, was zuletzt passiert ist, gängige Fehlerquellen ausmachen oder die passenden Konfigurationen ablesen. Auch den aktuellen Stand der laufenden Projekte sollte entsprechend dokumentiert werden.

Urlaubsvertretungen sollten nicht über den gleichen User auf die Systeme zugreifen wie die IT-Admins. Richten Sie für die Vertretungen einen eigenen User mit Administrationsrechten und individuellem Passwort ein. Zum einen können Sie die Rechte bei einem separaten Zugang leichter entziehen. Zum anderen bleibt so nachvollziehbar, wer was in den Systemen gemacht hat.

Geben Sie der Urlaubsvertretung nur Zugriff auf Daten und Netzwerkbereiche, die sie tatsächlich für die anstehenden Aufgaben benötigt. Sensible Daten sollten nicht einsehbar sein. Das gilt vor allem auch für externe Dienstleister.

Auch IT-Admins müssen sich erholen. Das funktioniert am besten, wenn sie nicht ständig im Urlaub angerufen und um Hilfe gebeten werden. Dank der richtigen Vorbereitung ist das auch gar nicht notwendig. Mithilfe der wichtigsten Unterlagen (Vertretungsregelung, Arbeitsanweisungen), einer frühzeitigen und umfassenden Übergabe sowie einer detaillierten Dokumentation können Urlaubsvertretungen die wichtigsten Aufgaben der IT-Admins übernehmen. Das sichert den Betriebsablauf und es kommt während der Abwesenheit nicht zu bösen Überraschungen.