Die Kunst des Datenschutzes im Ehrenamt: Ein Leitfaden

Das ehrenamtliche Engagement spielt eine zentrale Rolle in unserer Gesellschaft und trägt maßgeblich zur Realisierung positiver Veränderungen bei. Doch inmitten dieser wertvollen Aktivitäten darf eines nicht in Vergessenheit geraten: der Datenschutz.

Warum das so wichtig ist und welche rechtlichen, ethischen und praktischen Aspekte dabei eine Rolle spielen, erfahren Sie in den folgenden Abschnitten. Vom rechtlichen Rahmen in Deutschland über die Bedeutung von Vertrauen und Glaubwürdigkeit bis hin zur konkreten Umsetzung von Datenschutz im Ehrenamt – wir beleuchten alle Facetten und geben praktische Tipps für ein datenschutzkonformes Engagement. 

Warum sollten Sie auch im Ehrenamt den Datenschutz beachten? Nun ja, Sie müssen. Denn: In Deutschland sind Datenschutzgesetze in Kraft, die Organisationen, unabhängig von ihrer Größe oder ihrem Status, dazu verpflichten, personenbezogene Daten zu schützen. Organisationen unterliegen in der Regel denselben Gesetzen wie kommerzielle Unternehmen. Und diese Gesetze gelten genauso für Verantwortliche und Beschäftigte wie auch für ehrenamtlich Tätige. Denn auch im Ehrenamt werden personenbezogene Daten verarbeitet.

Hinzu kommt, dass gerade die Organisationen, die ehrenamtliche Mitarbeitende beschäftigen, auf das Vertrauen der Gemeinschaft angewiesen sind, um ihre Mission erfolgreich zu erfüllen. Der unsachgemäße Umgang mit personenbezogenen Daten kann das Vertrauen der Menschen gefährden und die Glaubwürdigkeit der Organisation beeinträchtigen. Das kann beispielsweise dazu führen, dass sich keine weiteren Ehrenamtliche melden oder keine neuen Mitglieder gefunden werden.

Der Schutz der Privatsphäre ist ein grundlegendes Menschenrecht. Organisationen sammeln oft personenbezogene Daten von Freiwilligen, Mitarbeitenden, Spendern oder anderen Beteiligten. Es ist wichtig, sicherzustellen, dass diese Daten angemessen geschützt werden, um die Privatsphäre der Betroffenen zu wahren.

Durch den Datenschutz wird sichergestellt, dass gesammelte Daten nicht für unangemessene oder unzulässige Zwecke verwendet oder missbraucht werden. Ein bewusster Umgang mit personenbezogenen Informationen hilft dabei, potenzielle Risiken zu minimieren und den Missbrauch von Daten zu verhindern.

Durch die Einhaltung von Datenschutzbestimmungen zeigen Organisationen Transparenz und Verantwortlichkeit. Dies stärkt nicht nur das Vertrauen der Beteiligten, sondern schafft auch eine Grundlage für eine ethische und nachhaltige Arbeitsweise.

Nichteinhaltung von Datenschutzbestimmungen kann zu rechtlichen Konsequenzen führen, einschließlich Geldstrafen und Haftung für Schäden. Und das nicht nur für die gesamte Organisation, sondern auch für Einzelne – auch ehrenamtliche Mitarbeitende. Organisationen müssen also sicherstellen, dass sie die Datenschutzgesetze einhalten, um sich vor rechtlichen Problemen zu schützen.

Insgesamt ist die Beachtung des Datenschutzes im Ehrenamt also nicht nur eine gesetzliche Verpflichtung, sondern auch ein wesentlicher Bestandteil der ethischen Grundsätze und sozialen Verantwortung, die mit der Führung einer Organisation verbunden sind – nicht zuletzt, um sich vor rechtlichen Schäden und Haftung zu schützen. 

Die datenschutzkonforme Umsetzung von Tätigkeiten im Ehrenamt erfordert ein bewusstes Engagement, klare Richtlinien und die Integration von Datenschutzprinzipien in alle Aktivitäten der Organisation. Hier sind einige Schritte, die helfen können:

Damit Datenschutz auch im Ehrenamt funktioniert, müssen alle Mitarbeitende, Freiwillige und sonstige Beteiligte, die im Entferntesten mit personenbezogenen Daten arbeiten, entsprechend sensibilisiert sein. Hier können Schulungen helfen, die Richtlinien zum Datenschutz zu erklären und so das Verständnis für Datenschutzrichtlinien und -verfahren zu fördern. Falls Sie von Ihrer Organisation keine angemessene Schulung erhalten haben, können Sie diese im Zweifel auch einfordern.

Außerdem ist es wichtig, innerhalb der Organisation klare Datenschutzrichtlinien zu entwickeln, die die Grundprinzipien und Verfahren für den Umgang mit personenbezogenen Daten festlegen. Diese Richtlinien sollten innerhalb der Organisation bekannt und allen Beteiligten, eben auch den „extern“ ehrenamtlich Tätigen, leicht zugänglich sein. Die Richtlinien sollten zudem regelmäßig überprüft und aktualisiert werden, damit sie den gesetzlichen Anforderungen entsprechen. Ziel muss immer sein, es Beschäftigten und Ehrenamtlichen so einfach wie möglich zu machen, sich an den Datenschutz zu halten.

In derartigen Richtlinien sollte u. a. die Verarbeitung von Daten auf privaten Endgeräten geregelt sein. Oft genug nutzen Ehrenamtliche eigene Verarbeitungsmittel, wie einen eigenen Laptop oder das Smartphone. So werden beispielsweise Teilnahmelisten auf eigenen Geräten verarbeitet. Um Sicherheitsrisiken und Datenschutzvorfälle zu verhindern, sollte der Umgang genau geregelt sein – vor allem in Bezug auf die Löschung von Daten, wenn Sie ggf. nicht mehr benötigt werden. Hier können Cloud-Lösungen eine Unterstützung sein.

Wenn es derartige Richtlinien in Ihrer Organisation gibt, sollten alle sich unbedingt daran halten und sorgfältig mit den Ihnen anvertrauten Daten umgehen. Gibt es keine Richtlinie, sollten Sie nachfragen und klären, was Sie im Umgang mit personenbezogenen Daten beachten sollen. 

Zusätzlich sollten Organisationen angemessene Sicherheitsmaßnahmen einsetzen, um Daten vor unbefugtem Zugriff, Verlust oder Diebstahl zu schützen. Dazu gehört u. a. auch die Verschlüsselung sensitiver Daten und die Verwendung sicherer Speicherlösungen.

Setzen Sie eigene Geräte zur Verarbeitung von Daten ein, sollten auch Sie Sicherheitsvorkehrungen treffen und beispielsweise einen Virenscanner installieren und Ihre Software immer auf dem aktuellen Stand halten.  

Organisationen müssen außerdem ein Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten (VVT) führen. Hier werden die Datenverarbeitungsvorgänge und getroffenen Datenschutzmaßnahmen dokumentiert. Das ist bei Audits, rechtlichen Anforderungen, Betroffenenanfragen oder Schulungen sehr hilfreich. Ohne ein solches Verzeichnis hat die Organisation keinen Überblick über ihre Datenverarbeitungen und kann den Datenschutz kaum steuern oder kontrollieren.

Wenn Sie eine neue Verarbeitung oder Vorgehensweise einführen möchten, z. B. ein Gewinnspiel bei einer Veranstaltung, muss auch dieses dokumentiert und auf die Einhaltung der Vorgaben aus dem Datenschutz geprüft werden. Am besten sprechen Sie hierfür mit Ihrer Organisationsleitung oder dem Datenschutz-Team.

Die Umsetzung von Datenschutz im Ehrenamt erfordert eine kontinuierliche Anstrengung und das Engagement aller Beteiligten. Es ist wichtig, dass Datenschutz als integraler Bestandteil der Organisationskultur betrachtet wird, um nachhaltige und effektive Maßnahmen zum Schutz der Privatsphäre der Menschen zu gewährleisten. 

Um den Datenschutz im Ehrenamt zu berücksichtigen, gibt es mehrere wichtige Aspekte, auf die Sie achten sollten. Hier sind die wesentlichsten Schlüsselpunkte:

Wenn Sie neue Aktionen planen, bei denen personenbezogene Daten verarbeitet werden, sollten Sie immer auch den Datenschutz berücksichtigen. Wenn vorhanden, konsultieren Sie die/den Datenschutzbeauftragte:n oder Datenschutzkoordination in Ihrer Organisation. In jedem Fall sollten Sie von vornherein bedenken, welche Auswirkungen die geplante Aktion auf Betroffene hat und wie ggf. die Erhebung von Daten minimiert wird. 

Klären Sie die Betroffenen in Datenschutzerklärungen darüber auf, welche personenbezogenen Daten gesammelt werden, zu welchem Zweck sie verwendet werden und wer Zugriff darauf hat. Diese Informationen sollten transparent, leicht verständlich und gut erreichbar für die Betroffenen sein.

Holen Sie die Einwilligung der Betroffenen ein, bevor Sie personenbezogene Daten sammeln oder verarbeiten und soweit keine andere Rechtsgrundlage vorliegt. Die Einwilligung sollte freiwillig, spezifisch, informiert und eindeutig sein. Betroffene sollten die Möglichkeit haben, die Einwilligung jederzeit zu widerrufen.

Sammeln Sie nur diejenigen personenbezogenen Daten, die unbedingt für den vorgesehenen Zweck benötigt werden. Vermeiden Sie die Sammlung von überflüssigen Informationen. Denken Sie auch daran, dass Daten, die nicht mehr zu einem eindeutigen Zweck benötigt werden, gelöscht werden müssen.

Wenn Sie Dienstleister oder andere Organisationen beauftragen, personenbezogene Daten in Ihrem Auftrag zu verarbeiten, stellen Sie sicher, dass sie ebenfalls Datenschutzstandards einhalten. Schließen Sie dann Vereinbarungen zur Auftragsverarbeitung ab.

Auftragsverarbeitung kann beispielsweise beim Hosting von Homepages erfolgen. Sprechen Sie jede Beauftragung eines Dienstleisters, bei der Daten übertragen werden, am besten vor Beginn mit Ihrer Organisationsleitung oder dem Datenschutz-Team durch.

Informieren Sie die Betroffenen über ihre Rechte in Bezug auf ihre personenbezogenen Daten. Dazu gehören das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung und Widerspruch. Nutzen Betroffene ihre Rechte, müssen diese angemessen beantwortet werden. 

Wenn derartige Anfragen bei Ihnen ankommen, sollten Sie diese unverzüglich an das Datenschutz-Team oder die Organisationsleitung weiterleiten und ggf. bei der fristgerechten Beantwortung unterstützen.

Datenschutz im Ehrenamt ist nicht nur eine gesetzliche Verpflichtung, sondern auch essenziell für das Vertrauen, die Glaubwürdigkeit und den Schutz der Privatsphäre. In Deutschland verpflichten Datenschutzgesetze, wie die DSGVO und das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG), ehrenamtliche Organisationen genauso wie kommerzielle Unternehmen.

Die bewusste Einhaltung von Datenschutzprinzipien verhindert Missbrauch von Daten, stärkt Transparenz und Verantwortlichkeit, und schützt vor rechtlichen Konsequenzen. Durch Schulungen, klare Richtlinien, die Ernennung von Datenschutzbeauftragten und Sicherheitsmaßnahmen können ehrenamtliche Organisationen datenschutzkonform agieren und ihre wichtige Mission erfolgreich umsetzen.